- Określając koszty właściwie można już skonstruować „wzorcowy” czy pożądany rachunek zysków i strat lokalu gastronomicznego. Taki, przy którym będzie można wstępnie ocenić przy jakiej sprzedaży i jakich kosztach biznes się „zepnie” - mówi Krzysztof Kaliciński, konsultant i szkoleniowiec, Blackboard Consulting. W trzeciej, ostatniej części komentarzy o tym, jak przygotować wstępny model dla swojego lokalu omówię: • jakie będziesz ponosić kosztyRestauracja, bar, kawiarnia - szukasz lokalu do wynajęcia lub na sprzedaż? Zobacz oferty na • jak ocenisz i sprawdzisz czy Twój biznes działa, w oparciu i jakie wskaźnik • kluczowych partnerów, których potrzebujesz, aby Twój biznes funkcjonował Jeżeli potrzebujesz wrócić do pierwszych dwóch części artykułu znajdziesz je tutaj: Kliknij w link 1: model biznesowy cz. 1 Kliknij w link 2: model biznesowy cz. 2 KOSZTY Określając koszty właściwie można już skonstruować „wzorcowy” czy pożądany rachunek zysków i strat. Taki, przy którym będzie można wstępnie ocenić przy jakiej sprzedaży i jakich kosztach biznes się „zepnie”. Koszty te należy podzielić na te, które są związane z przygotowaniem otwarcia lokalu oraz te związane z jego funkcjonowaniem, kiedy będzie już otwarty. Te koszty mogą na tym etapie przyjąć już formę taką samą, jaką będzie miał rachunek zysków i strat. KOSZTY FUNCKJONOWANIA LOKALU: - food cost - bar cost - straty i posiłki pracownicze - koszty pracy stałe i zmienne - koszty rekrutacji i szkoleń bieżących - koszt uniformów - prowizja platform zamówień - Media: prąd, gaz, woda, drewno do pieca - transport i logistyka - remonty, drobne naprawy - marketing, wystrój - sprzęt drobny i wyposażenie - licencje: muzyka, oprogramowanie - biuro i administracja - chemia i środki czystości - opakowania - komputery i infrastruktura - opłaty, koncesje, zezwolenia - wydatki sezonowe np. koszty otwarcia ogródka - koszty związane z terenem zielonym, jeżeli lokal posiada - ochrona - oraz oczywiście czynsz KOSZTY, KTÓRE PONIESIESZ PRZED OTWARCIEM - przygotowanie modelu biznesowego i strategii - koszty pozyskania lokalu: prowizje, odstępne - koszty projektu: design i projekty branżowe - wykonanie i wyposażenie lokalu i potencjalnego ogródka - zatrudnienie i szkolenie zespołu, z którym otworzysz lokal - testy menu - wymagane zezwolenia - system kasowy i oprogramowanie - system alarmowy - nagłośnienie - klimatyzacja i wentylacja, jeżeli lokal nie posiada - przekwalifikowanie i przygotowanie lokalu do działalności gastronomicznej Część tych kosztów to oczywiście inwestycja. Pozostałe będą wymagały ponoszenia w toku działalności i sprzedaży. Mając tak przygotowany model kosztów może sprawdzić wstępnie przy jakim poziomie sprzedaży całe przedsięwzięcie będzie miało sens. Ilu będzie potrzeba Klientów i przy jakim średnim rachunku, żeby lokal zarabiał, lub co najmniej na początek nie przynosił strat. WSKAŹNIKI OCENY BIZNESU Wskaźników za pomocą których możesz ocenić swój biznes jest dużo. I wynikają one właśnie z przygotowanego modelu biznesowego, do którego będziesz je porównywać. Wymienię najważniejsze: - sprzedaż - średni rachunek - Ilość transakcji / ilość Klientów - % food cost - % kosztów pracy - wskaźnik rotacji magazynów - stosunek kosztów stałych do zmiennych - % czynszu - udział żywności i napojów w sprzedaży - ocena obsługi - % reklamacji - oceny Klientów w internecie - sprzedaż na miejscu vs sprzedaż w dowozie Najważniejszym wskaźnikiem oceny Twojego biznesu jest EBITDA, czyli tzw. zysk operacyjny (lub strata). Jak policzyć EBITDA znajdziesz w komentarzu na temat rachunku zysków i strat - kliknij w link: link. KLUCZOWI PARTNERZY W tym obszarze mowa o: - dostawcach - wykonawcach - serwisantach - obsłudze marketingowej i promocyjnej - usługach doradczych i szkoleniowych - usługach szkoleniowych - usługach logistycznych w tym platformy zamówień - wsparciu rekrutacyjnym i ogłoszeniowym To tyle. W trzech częściach artykułu o modelu biznesowym starałem się opisać w jaki sposób przed poniesieniem dużych nakładów upewnić się, że nasz biznes ma szanse powiedzenia. Warto poświęcić na jego przygotowanie kilka dni i zminimalizować ryzyko. Jeżeli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu modelu - zapraszam. Korzystając z mojego doświadczenia będziemy w stanie przygotować model Twojego biznesu bardzo precyzyjnie. Krzysiek
Przedstawiono tutaj rachunek zysków i strat (raport zysków) dla Dino Polska SA (DNP), prezentujący wyniki finansowe spółki z działalności operacyjnej i nieoperacyjnej, takie jak przychody, wydatki i dochód za ostatnie 4 okresy kwartalne lub okresy roczne Prawidłowo przygotowany budżet otwarcia lokalu to podstawa przed rozpoczęciem działalności. Da ci wstępną, ważną odpowiedź na dwa kluczowe dla większości inwestorów pytania: Ile pieniędzy trzeba zainwestować, by otworzyć restaurację? Ile można zarobić? Budżet jest w ogromnym stopniu uzależniony od lokalu, który uda ci się pozyskać. Nie tylko koszty otwarcia - przygotowania do funkcjonowania lokalu gastronomicznego, ale również wielkość sprzedaży i wydatki bieżące zależą od charakterystyki miejsca. Dlatego w biznesplanie, który wykonujesz jeszcze przed najęciem lokalu, powinieneś przeprowadzić wstępną kalkulację obrazującą twoje założenia. Bardziej precyzyjny budżet sporządzisz dopiero wtedy, kiedy będziesz już dysponował konkretnym miejscem. Jednak wstępny budżet: pozwoli na przybliżoną ocenę, czy inwestycja jest warta zachodu, a przeprowadzenie kilku scenariuszy budżetu – optymistycznych i pesymistycznych – umożliwi oszacowanie zakresu wyników finansowych (największych ewentualnych strat i zysków) i tym samym poziomu ryzyka. Elementy budżetu otwarcia lokalu gastronomicznego Elementy budżetu otwarcia to: wycena inwestycji, jednorazowe koszty otwarcia oraz symulacja wyników finansowych Elementy budżetu otwarcia lokalu Wycena inwestycji pod otwarcie restauracji lub innego lokalu gastronomicznego Pierwszym elementem jest wycena inwestycji. Tu uwzględniasz wydatki związane z: kupnem lub pozyskaniem lokalu (np. koszt odstępnego), pracami projektowymi, robotami budowlanymi, wyposażeniem w sprzęt stacjonarny (urządzenia kuchenne, wyposażenie sali, sprzęt komputerowy). Pamiętaj, że środki trwałe podlegają amortyzacji. Aby określić wielkość inwestycji, powinieneś znać, choćby szacunkowo, koszty adaptacji lokalu oraz jego wyposażenia. Dlatego już we wczesnej fazie budżetowania projektu skontaktuj się z firmą budowlaną, projektantem technologii oraz wybierz dostawców sprzętu. W zależności od wybranej technologii koszty wyposażenia mogą wynieść kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy złotych. Koszty jednorazowe otwarcia działalności Nie zapomnij o wydatkach, które nie podlegają amortyzacji, lecz mogą stanowić istotny koszt konieczny do uwzględnienia w budżecie. Przed otwarciem, jeszcze zanim zaczną wpływać pierwsze pieniądze ze sprzedaży, będziesz musiał ponieść koszty wyposażenia oraz marketingowe, zatrudnienia załogi, zakupu surowców, różne opłaty itp. Wyposażenie sprzęt drobny kuchenny, zastawa stołowa, sztućce itp.,sprzęt biurowy (teczki, sejf/kasetka na pieniądze, meble biurowe),urządzenia oraz środki czystości (szczotki, zmiotki, zmywaki, płyny do zmywania),media przed otwarciem (sprawdzenie sprzętu, próby produkcyjne, telefon). Nakłady związane z zatrudnieniem personelu rekrutacja (np. ogłoszenia),badania lekarskie pracowników,koszt robocizny przed otwarciem restauracji,stroje personelu gastronomicznego,szkolenia wstępne dla pracowników firmy. Koszty związane z surowcem surowiec potrzebny do prób produkcyjnych,pierwsze zatowarowanie (konieczny, minimalny stan magazynowy, który „nigdy nie zostaje sprzedany”, więc stanowi jednorazowy koszt otwarcia). Opłaty i inne koszty opłaty różnych formalności i pozwoleńwdrożenie HACCP (po otwarciu),usługi komputerowe (fiskalizacja kasy),transport,opłaty wymagane prawem,koszty operacyjne, które należy ponosić cyklicznie, zostaną ujęte w kosztach operacyjnych działalności, jednak należy pamiętać, że wiele z nich musi być poniesionych również na początku działalności (np. opłaty za pozwolenie na sprzedaż alkoholu, ZAIKS - odtwarzanie muzyki). Koszty marketingowe badania rynkowe,przeprowadzenie akcji reklamowej/promocyjnej związanej z otwarciem,systemy komunikacji wewnątrz i na zewnątrz restauracji (karty menu, tablice, stojaki, ramki, cenniki, dekoracja stołów),dekoracja lokalu zewnętrzna i wewnętrzna – odpowiednio do koncepcji. Jednorazowe koszty otwarcia traktowane są jako koszt restauracji. Można powiedzieć, że restauracja zacznie przynosić zyski dopiero, gdy je „odrobisz”. Pamiętaj o tym przy analizie wyników, tworząc odrębną pozycję kosztową na tego typu wydatki. W przeciwnym razie zmieszają się one z rzeczywistymi kosztami bieżącymi z początku działalności i utrudnią ocenę sytuacji. Symulacja wyników finansowych Ta część budżetu jest najważniejsza i zarazem najtrudniejsza do wykonania, ale jako przyszły właściciel lokalu musisz umieć się z tym zmierzyć. Najprościej będzie to zrobić w formie rachunku zysków i strat (RZiS). W przypadku prostych i niewielkich projektów powinien on zawierać przynajmniej założenia wielkości sprzedaży, kosztów (personelu, surowca i operacyjnych) oraz zysku. Budżety złożonej działalności i przy większych inwestycjach powinny być bardziej szczegółowe i uwzględniać głębsze wyliczenia dotyczące zarówno sprzedaży, jak i grup kosztowych. Jakie elementy składają się na prognozowanie wyników lokalu pokazuje rysunek poniżej. Prognoza wyników finansowych lokalu Zwyczajowo i z powodu wymogów księgowych budżety, a potem realne rozliczenia przygotowuje się w skali miesięcznej, a następnie rocznej i w takich okresach dokonuje się później rozliczeń wyników. Dokładne instrukcje, jak prognozować sprzedaż i różne rodzaje kosztów (surowca, operacyjne i inne) znajdziesz w moim poradniku „Menedżer gastronomii”. Elementy wpływające na dokładność budżetu Planując otwarcie restauracji i jej budżet nie zapomnij o uwzględnieniu aspektów, które mogą mieć wpływ na jego dokładność: Sprzedaż, a tym samym koszty podlegają mają różną liczbę dni kalendarzowych, dni roboczych oraz świąt. Luty ma 28 dni, czyli o 10% mniej niż np. marzec. Liczba weekendów w miesiącu też może istotnie wpływać na wielkość sprzedaży lokali dokładnie określić, przez ile dni w miesiącu i roku restauracja będzie otwarta. W niektóre dni świąteczne restauracja będzie zamknięta – warto mieć to na lokal potrzebuje czasu na rozkręcenie. Dlatego w pierwszych miesiącach działalności spodziewaj się niższej sprzedaży i podwyższonych kosztów. Im bardziej uczęszczane miejsce (dworzec kolejowy, centrum handlowe) i standardowa oferta, tym czas rozruchu powinien być krótszy. Najdłuższy okres rozruchu mają lokale o nietypowej ofercie (trzeba do niej przekonać gości) oraz te, które są oddalone od ciągów komunikacyjnych, ukryte (gości przyciągnie reklama oraz renoma marki, ale to może potrwać).Wielkość sprzedaży jest uzależniona głównie od trafności koncepcji, lokalizacji oraz fachowości załogi. Natomiast początkowy okres podwyższonych kosztów jest zależny nie tylko od kwalifikacji pracowników, lecz także od wdrożenia i egzekwowania systemów kontrolnych oraz od umiejętności wyciągania wniosków i szybkiej reakcji na zauważone nieprawidłowości. Główne błędy założeń budżetowych Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest niedoszacowanie kosztów inwestycji. Często biznes plan zakłada, że wiele elementów dostosowania lokalu gastronomicznego uda się zrobić „po kosztach”, ale rzadko kiedy to się udaje. Poza tym każdy projekt, opinia czy konsultacja eksperta sporo kosztuje, a o tych kosztach często się zapomina planując biznes. Standardem też jest, że lokal nie jest gotowy na otwarcie w zakładanym terminie, zdobywanie pozwoleń, remonty, odbiory, rekrutacja przeciąga się dłużej niż planowaliśmy i bar czy restauracja nie zaczyna zarabiać w czasie, w jakim było to założone. Dlatego musisz mieć środki na parę miesięcy działalności naprzód. Zastanów się też, jak możesz ograniczyć koszty zaplanowane na inwestycję – np. zamiast kupować na początek wynajmij sprzęt lub meble, dzięki umowom marketingowym z dostawcami produktów gastronomicznych możesz otrzymać, w zamian za reklamę - wyposażenie ogródka lub zastawę do kawy. Znalezienie najlepszej oferty najlepiej poprzedzić porównaniem parametrów kilku aktualnych propozycji i wybrać opcję najlepiej dopasowaną do własnych potrzeb. Propozycję karty kredytowej dla firm mają w swojej ofercie m.in.: ING Bank Śląski – karta kredytowa z limitem do 52 dni. PKO BP – limit do 56 dni. Rachunek zysków i strat lokalu gastronomicznego. Poradnik restauratora .rachunek zysków i strat restauracji
